Un aperitivo aziendale può sembrare un momento semplice. Qualche drink, qualcosa da mangiare, colleghi e…
Come scegliere la musica per un evento aziendale: la guida per creare l’atmosfera giusta
Quando si organizza un evento aziendale, ci sono elementi che vengono considerati indispensabili.
La location.
Il catering.
L’allestimento.
La comunicazione.
La scaletta degli interventi.
E poi c’è la musica.
Spesso viene scelta soltanto alla fine, quasi fosse un dettaglio da aggiungere quando tutto il resto è già stato deciso.
È un errore.
Perché la musica non occupa semplicemente uno spazio sonoro.
Costruisce l’atmosfera.
Può rendere un ambiente più elegante, creare energia, favorire il networking, accompagnare una presentazione o trasformare una cena aziendale in una vera esperienza.
La domanda, quindi, non dovrebbe essere soltanto:
“Che musica mettiamo?”
La domanda giusta è:
“Come vogliamo far sentire le persone che parteciperanno al nostro evento?”
Da qui inizia la scelta.
La musica deve essere coerente con l’obiettivo dell’evento
Prima di parlare di generi musicali, bisogna capire perché l’evento viene organizzato.
Un aperitivo dedicato a clienti e partner avrà esigenze completamente diverse rispetto a una festa aziendale di fine anno.
Una presentazione di prodotto richiederà una musica discreta e precisa nei momenti istituzionali.
Un evento di networking avrà bisogno di creare un ambiente piacevole che favorisca le conversazioni.
Una serata dedicata ai dipendenti, invece, potrà progressivamente trasformarsi in un vero party.
La musica deve quindi seguire l’obiettivo dell’evento.
Alcuni esempi
Networking e aperitivo
Musica elegante, contemporanea e non invasiva.
Cena aziendale
Una selezione raffinata, capace di accompagnare la conversazione senza distrarla.
Presentazione o convention
Musica utilizzata soprattutto per accompagnare ingressi, pause e transizioni.
Evento di lancio prodotto
Una selezione più caratterizzata, coerente con il posizionamento del brand.
Festa aziendale
Una progressione musicale che parte dall’accoglienza e arriva gradualmente alla pista da ballo.
Non esiste quindi una playlist perfetta.
Esiste la playlist giusta per quello specifico evento.
Conoscere il pubblico è fondamentale
Un altro elemento spesso sottovalutato è il pubblico.
Chi parteciperà?
Dipendenti?
Clienti?
Partner commerciali?
Ospiti internazionali?
Manager?
Professionisti?
Un pubblico giovane e internazionale potrebbe reagire molto bene a una selezione contemporanea e cosmopolita.
Un evento con una fascia d’età più ampia potrebbe invece richiedere una selezione capace di attraversare diverse generazioni.
Non significa cercare una musica che piaccia a tutti.
È praticamente impossibile.
Significa costruire una selezione che permetta a persone diverse di sentirsi a proprio agio.
La musica deve rispettare il momento della serata
Un evento aziendale non ha un’unica atmosfera.
Anzi, generalmente ne attraversa diverse.
Pensiamo a una classica serata:
18:30 — Arrivo degli ospiti
L’atmosfera dovrebbe essere rilassata e accogliente.
19:00 — Aperitivo e networking
La musica accompagna le conversazioni e contribuisce a dare energia all’ambiente.
20:30 — Cena
Il volume si abbassa e la selezione diventa più discreta.
22:00 — Interventi e premiazioni
La musica assume una funzione di supporto e lascia spazio ai protagonisti.
22:30 — Inizio della festa
Il ritmo aumenta gradualmente.
23:00 — Party
La musica diventa finalmente protagonista.
Questa progressione è fondamentale.
Una serata in cui la musica mantiene sempre lo stesso volume e la stessa intensità rischia di risultare piatta.
DJ o musica dal vivo?
È una delle decisioni più importanti.
Entrambe le soluzioni possono essere eccellenti, ma comunicano sensazioni diverse.
Il DJ
Il DJ offre una grande varietà musicale e soprattutto la possibilità di adattare la selezione in tempo reale.
È una soluzione particolarmente efficace quando l’evento attraversa più fasi.
Può accompagnare l’aperitivo con musica lounge, seguire la cena con una selezione più elegante e trasformare successivamente la serata in un party.
La musica dal vivo
Un sax, un violinista, un pianista o un piccolo ensemble possono invece aggiungere un elemento più ricercato e scenografico.
È una soluzione particolarmente interessante per eventi istituzionali, inaugurazioni, cene di rappresentanza e occasioni in cui l’immagine ha un ruolo centrale.
DJ + musicista live
Per alcuni eventi la soluzione migliore è combinarli.
Ad esempio, un DJ set con sax durante l’aperitivo può creare un’atmosfera contemporanea e sofisticata, aggiungendo un elemento live senza sacrificare la varietà musicale.
È un modo elegante per rendere l’intrattenimento più riconoscibile senza trasformarlo immediatamente in un concerto.
Il volume è parte della progettazione
Una delle regole più importanti negli eventi aziendali è semplice:
la musica non deve impedire alle persone di parlare.
Soprattutto durante aperitivo e networking.
Un volume eccessivo può compromettere completamente l’esperienza.
Ma anche un volume troppo basso può rendere l’ambiente freddo e impersonale.
Il livello corretto dipende dalla location, dal numero di persone e dalla disposizione degli spazi.
Una sala con superfici riflettenti richiederà un approccio diverso rispetto a un giardino o a una terrazza.
Per questo motivo anche l’impianto audio deve essere progettato in funzione dell’ambiente.
Non si tratta semplicemente di “mettere delle casse”.
Si tratta di distribuire il suono in modo uniforme, evitando zone troppo rumorose e altre completamente prive di musica.
La musica deve rappresentare il brand
Un evento aziendale è anche comunicazione.
Ogni dettaglio contribuisce a raccontare l’azienda.
Il colore delle luci.
La scenografia.
Il catering.
La location.
E anche la musica.
Immaginate un brand tecnologico e innovativo accompagnato da una selezione musicale completamente tradizionale.
Oppure un’azienda di lusso con una musica casuale e poco curata.
Probabilmente qualcosa non funzionerebbe.
La musica dovrebbe essere coerente con il carattere dell’azienda.
Non necessariamente deve riprodurre il genere musicale associato al brand.
Deve però trasmettere sensazioni compatibili con la sua identità.
Evitare le playlist troppo prevedibili
Un evento aziendale non dovrebbe sembrare una semplice compilation.
Scegliere venti brani famosi e riprodurli uno dopo l’altro non significa necessariamente creare una buona colonna sonora.
La qualità sta nella selezione.
Nel ritmo.
Nelle transizioni.
Nella capacità di leggere il pubblico.
E soprattutto nella costruzione di una progressione.
Una playlist può essere perfettamente composta e non funzionare.
Un DJ esperto, invece, può modificare la selezione in tempo reale sulla base di ciò che vede.
Questa è una delle differenze principali tra una playlist e una vera regia musicale.
Il DJ deve conoscere la scaletta dell’evento
Un errore frequente è comunicare al DJ soltanto:
“Ci vediamo alle 18 e finiamo alle 24.”
Non è sufficiente.
Il professionista dovrebbe conoscere la struttura dell’evento.
Quando arrivano gli ospiti.
Quando inizia l’aperitivo.
Quando viene servita la cena.
Quando sono previsti gli interventi.
Quando iniziano le premiazioni.
Quando vengono presentati eventuali prodotti.
Quando si apre la pista.
Questo permette alla musica di diventare parte della regia.
Non un elemento separato.
La musica durante una presentazione aziendale
Durante una convention o una presentazione, la musica può avere un ruolo estremamente importante.
Può accompagnare:
- l’ingresso degli ospiti;
- l’apertura dell’evento;
- l’ingresso di un relatore;
- il lancio di un prodotto;
- le pause;
- i momenti di networking;
- la chiusura della serata.
In questi casi la precisione è fondamentale.
La musica deve partire e fermarsi nel momento giusto.
E soprattutto deve lasciare spazio alla voce quando qualcuno deve parlare.
Una buona regia musicale contribuisce a dare all’evento un ritmo molto più professionale.
E se gli ospiti sono internazionali?
Sempre più aziende organizzano eventi con partecipanti provenienti da Paesi diversi.
In questi casi la musica può diventare un linguaggio comune.
Una selezione internazionale permette di evitare di concentrarsi esclusivamente su un mercato musicale.
Brani conosciuti in diversi Paesi, grandi classici e produzioni contemporanee possono creare un terreno comune tra persone che magari non parlano la stessa lingua.
È un dettaglio semplice, ma può avere un grande impatto.
Gli errori più comuni nella scelta della musica
Scegliere la musica all’ultimo momento
La musica dovrebbe essere considerata fin dalle prime fasi della progettazione.
Pensare che basti una playlist
Una playlist non può leggere le reazioni degli ospiti.
Tenere sempre lo stesso volume
L’energia dell’evento deve cambiare.
Ignorare la location
Acustica e disposizione degli spazi influenzano il risultato.
Scegliere esclusivamente in base ai gusti personali
Un evento aziendale non è una festa privata.
Non comunicare la timeline al DJ
Senza conoscere il programma, diventa molto più difficile costruire una regia efficace.
Come scegliere il professionista giusto
Prima di affidare la musica del vostro evento a un professionista, ci sono alcune domande che vale la pena fare.
Ha esperienza specifica negli eventi aziendali?
Un matrimonio e una convention hanno esigenze molto diverse.
Come prepara l’evento?
Dovrebbe interessarsi alla vostra azienda, al pubblico e agli obiettivi della serata.
Come gestisce i cambi di programma?
Gli eventi aziendali possono subire variazioni anche all’ultimo momento.
Dispone di un impianto adeguato alla location?
La qualità audio è parte dell’esperienza.
Può collaborare con gli altri professionisti?
Responsabili tecnici, organizzatori, location, presentatori e wedding/event planner devono poter comunicare facilmente.
Propone una soluzione o semplicemente un servizio?
È probabilmente la domanda più importante.
Il consiglio di Papillon Eventi
C’è una cosa che consigliamo sempre quando progettiamo la musica di un evento aziendale:
non partite dalla playlist. Partite dal percorso che volete far vivere ai vostri ospiti.
Prima di scegliere una canzone, chiedetevi:
Cosa deve succedere in questo momento?
Gli ospiti devono conoscersi?
Devono ascoltare?
Devono rilassarsi?
Devono emozionarsi?
Devono iniziare a divertirsi?
La risposta determinerà la musica.
Per esempio, durante un aperitivo non cercheremo semplicemente “musica elegante”.
Costruiremo una progressione: inizialmente più morbida per accogliere gli ospiti, leggermente più dinamica quando il networking entra nel vivo e progressivamente più energica quando ci avviciniamo alla fase successiva dell’evento.
È un dettaglio che spesso gli ospiti non noteranno consapevolmente.
Ma lo percepiranno.
Ed è proprio questo il nostro obiettivo: far funzionare la musica senza farla sembrare costruita.
Quando la regia musicale è fatta bene, nessuno pensa al DJ.
Le persone semplicemente stanno bene.
Conclusione
Scegliere la musica per un evento aziendale significa molto più che decidere quali canzoni riprodurre.
Significa progettare un’atmosfera.
Significa capire chi saranno gli ospiti, conoscere gli obiettivi dell’azienda, studiare la location e costruire una progressione capace di accompagnare ogni fase della serata.
La musica giusta non chiede attenzione.
La conquista.
E quando riesce a diventare parte naturale dell’esperienza, contribuisce a trasformare un evento aziendale ben organizzato in un evento che le persone ricorderanno.
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